MASTERPLAN IT
Oleh Shoimatul Ishmah
NRP. 55111120200
Mahasiswi S2 Universitas Mercu Buana
BAB 1
PENDAHULUAN
Masterplan IT "Memaksimalkan Sistem CSR untuk Meningkatkan Kinerja Karyawan"
CSR atau Central Stock Replenishment adalah sebuah sistem yang dijalankan oleh sebuah tim, dimana melayani kebutuhan pengadaan stock seluruh toko. Tujuan dari sistem tersebut, yaitu untuk memudahkan pengadaan stock di toko-toko agar karyawan tidak perlu repot untuk melakukan sistem order dari toko, namun pada kenyataannya sistem tersebut belum berjalan secara maksimal, dalam arti belum terlihat manfaat yang begitu signifikan, baik dalam segi peningkatan kinerja karyawan di toko maupun dalam segi peningkatan penjualan yang signifikan pula.
Alasan Pembuatan Masterplan
Karena sistem yang sudah ada belum maksimal sehingga perlu dilakukan pembaharuan untuk mencapai tujuan pada saat awal diciptakannya sistem tersebut.
Tujuan Pembuatan Masterplan
Untuk memaksimalkan sistem yang sudah ada sehingga kinerja karyawan dapat meningkat dan diharapkan penjualan pun akan meningkat pula.
BAB 2
PEMBAHASAN
Organisasi
PT. Hero Supermarket, Tbk. didirikan oleh Bapak MS Kurnia (alm.) pada tahun 1951 yang bermula dari sebuah warung kelontong yang kemudian berkembang menjadi sebuah perseroan terbatas dan pada tahun 1989 sampai sekarang bergabung dengan Dairy Farm yang merupakan pebisnis retail yang terbesar di Asia Pasifik. Pada saat ini, PT. Hero Supermarket, Tbk. memiliki 4 unit bisnis yaitu Hero Supermarket, Giant Supermarket dan Hypermarket, Guardian Health and Beauty, serta Starmart Minimarket.
PT. Hero Supermarket Tbk. mempunyai filsafat yang terdiri dari 3 prinsip, yaitu selalu mengutamakan servis yang terbaik bagi pelanggan; selalu menyediakan produk yang bermutu tinggi sesuai dengan kebutuhan pelanggan; dan bersama-sama menciptakan kesatuan management yang sempurna sehingga Hero dapat berpartisipasi dalam pembangunan negara kita mencapai kesejahteraan sesama karyawan menuju kemajuan perusahaan. Pelayanan (
service) terbaik yang meliputi penyediaan barang yang bermutu tinggi, memberikan
“excellent customer service”, memberikan suasana yang nyaman bagi customer saat berbelanja di outlet-outletnya dan memberikan informasi yang tepat dan bermanfaat bagi para pelanggannya.
Guardian adalah salah satu unit bisnis PT. Hero Supermarket Tbk. yang bergerak di bidang kesehatan dan kecantikan. Guardian memiliki fokus bisnis yang agak berbeda dengan unit bisnis yang lain, dimana Guardian lebih banyak menyediakan produk kesehatan seperti suplemen kesehatan, obat-obatan baik itu obat bebas-bebas terbatas (OTC), maupun obat yang harus diberikan dengan resep dokter (obat
ethical) karena sisi yang ditonjolkan untuk unit bisnis Guardian adalah Health and Beauty. Ketersediaan barang yang bermutu tinggi dan terpercaya keasliannya menjadi salah satu faktor yang mendukung perkembangan Guardian. Sampai saat ini, Guardian telah berkembang dengan sangat pesat sejak berdiri dari tahun 1990 dan telah berhasil membuka 250 gerai toko di seluruh Indonesia.
Visi
Menjadi peritel terkemuka di Indonesia dari segi penjualan dan jangka panjang penciptaan nilai stakeholder.
Misi
- Kami memiliki 5 merek toko (Hero Supermarket, Guardian, Starmart, Giant Hypermarket, dan Giant Supermarket) yang dapat memuaskan semua segmen pelanggan dan kita akan mengembangkannya di seluruh Indonesia, memberi keuntungan dengan memperkuat penawaran masing-masing toko.
- Kami meningkatkan dan memotivasi talenta lokal terbaik dalam perusahaan.
- Kami berusaha keras menjadi yang terbaik bagi pelanggan, lebih sederhana bagi karyawan dan murah bagi perusahaan.
- Kami sebagai pelopor ritel di Indonesia akan melanjutkan bekerja sama untuk tumbuh seiring dengan perkembangan negara kita, memajukan perusahaan kita dan meningkatkan kesejahteraan para pemangku kepentingan.
Struktur Organisasi
Strategi Bisnis
3 Year Strategy Plan 2011-2013
- Drive group procurement participant.
- Drive corporate brands.
- Accelerate GMS sales.
- Standardize business processes & system.
- Address under performers.
- Improve supply chain processes.
- Focus and fresh.
- Extend the reach of our existing business.
- Build strategic competence & retail brand equity.
- Develop, motivate and nurture our talent.
KNOW OUR COSTUMER, MEET THEIR NEEDS
Infrastruktur Informasi
Dari infrastruktur informasi ini terdapat dua aplikasi yang mempunyai peranan fungsi, diantaranya
SAP yang berfungsi sebagai
daily operational system (seperti
data master product,
receiving intern & extern,
IBT out,
management sales report, LPHJ, absensi, menu HRD, dll.). Dan yang kedua adalah
email, yang berfungsi sebagai komunikasi dua arah dengan store-store lain, kantor pusat (HO), supplier, dan lain-lain.
Infrastruktur Teknologi
Infrastruktur ini terbagi dalam aplikasi Hardware dan aplikasi Software.
- Hardware.
- Computer, berfungsi untuk operasional sistem komputerisasi (status aktif).
- Printer Monarch, berfungsi untuk mencetak label price card (status aktif).
- Modem TP Link, berfungsi sebagai penghubung jaringan internet (status aktif).
- Cash Register, berfungsi untuk transaksi jual beli, terhubung dengan linux yang secara otomatis memotong stock toko apabila terjadi transaksi jual beli (status aktif).
- Mesin EDC, berfungsi untuk pembayaran dengan credit card atau debit card (status aktif).
- Software.
- Linux, berfungsi sebagai daily operational system diantaranya productivity sales report, banking functions, SOD/EOD, supervisor intervention report, dan lain-lain.
BAB 3
BLUE PRINT
Seperti yang telah dijabarkan, PT. Hero Supermarket Tbk. merupakan perusahaan yang bergerak di bidang retail dimana perlu aplikasi pendukung untuk pengadaan stock di toko. Sistem CSR (Central Stock Replenishment) merupakan suatu sistem yang diintegrasi untuk memudahkan dalam pengadaan suatu barang, sistem pengorderan dilakukan oleh suatu team dengan melihat OOS (out of stock) dari suatu toko. Namun pada kenyataannya dengan melihat data OOS saja ternyata tidak cukup karena apabila OOS tersebut dilakukan order pada 1 toko belum tentu laku sama seperti toko lain. Hal tersebut bahkan dapat mengakibatkan over stock atau bahkan dead stock (stock yang tidak bergerak dalam kurun waktu 3 bulan) pada suatu toko yang tentunya dapat merugikan suatu toko apabila barang tersebut tidak laku dan bahkan expired atau rusak di toko. Perlu ada komponen tambahan pada aplikasi ini dimana selain dapat menampilkan data OOS di suatu toko selain itu juga dapat menampilkan data penjualan pada produk OOS tersebut dalam kurun 2 bulan terakhir. Apabila aplikasi ini sudah lengkap dengan memunculkan data penjualan maka CSR ini dapat berjalan dengan baik sesuai yang diharapkan.
GAP ANALYSIS
BAB 4
STRATEGI IMPLEMENTASI
Juni 2012
Penerapan program CSR
- Program tersebut serentak dijalankan untuk seluruh toko di Indonesia.
- Dalam aplikasi tersebut ditampilkan data OOS pada setiap toko.
Agustus 2012
- Evaluasi aplikasi tersebut oleh tim operation dengan meninjau sejauh mana efektivitas aplikasi tersebut.
November 2012
- Penambahan komponen pada perangkat aplikasi yaitu data penjualan dalam kurun waktu 2 bulan terakhir.
Februari 2013
- Evaluasi efektivitas aplikasi yang telah diperbaharui tersebut.
NB:
