A. PENDAHULUAN
Setiap organisasi (apapun bentuknya) pasti mempunyai rumusan tujuan yang ingin dicapai. Organisasi yang mempunyai rumusan tujuan yang jelas akan mendapatkan kesulitan ke arah mana organisasi ini akan dibawa. Perumusan tujuan organisasi yang jelas akan memudahkan organisasi dalam menentukan kebijakan organisasi.
Melalui tujuan tersebut, sebuah organisasi mendapat gambaran ke arah mana organisasi tersebut akan dibawa, mendapatkan landasan bagi organisasi, memudahkan menentukan macamnya tugas, dan akan mudah menentukan PRODER KISS ME (Program, Prosedur, Koordinasi, Integrasi, Simplikasi, Sinkronisasi, dan Mekanisme).
Perumusan tujuan meski menjadi syarat mutlak bagi organisasi, tetapi bukanlah merupakan satu-satunya syarat. Rumusan tujuan perlu ditopang oleh syarat-syarat lain yang tidak kalah pentingnya diantaranya anggota, kelompok, kerja sama, dan perangkat lainnya seperti kesekretariatan dan administrasi.
B. ADMINISTRASI
Administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi, usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang lazim dilakukan oleh organisasi, seperti:
- Penetapan rencana program,
- Pengorganisasian,
- Penajaman dan penyelenggaraan program,
- Kegiatan pengawasan,
- Kegiatan evaluasi,
- Kegiatan pembuatan pelaporan,
- dan lain-lain.
Secara sempit administrasi diartikan sebagai kegiatan tata usaha, clerical work (kegiatan catat mencatat atau tulis-menulis) atau secretarial work (pekerjaan sekretaris), yaitu keseluruhan kegiatan mencatat segala kejadian bagi pimpinan suatu organisasi. Keseluruhan rumusan pengertian administrasi secara sempit tersebut disebut kesekretariatan.
Dari batasan-batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengertian administrasi meliputi hal-hal sebagai berikut:
- Rangkaian kegiatan atau perbuatan, termasuk kegiatan kesekretariatan;
- Adanya kelompok orang;
- Adanya kerjasama.
- Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan.
C. KESEKRETARIATAN
Kesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung di atas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi.
Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau kesekretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi.
- Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi);
- Surat menyurat;
- Kegiatan kearsipan dan agenda;
- Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;
- Pengiriman dan penerimaan surat; dan
- Data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis.
Beberapa kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan baku (tertentu) yaitu:
- Surat Menyurat;
- Kearsipan;
- Agenda;
- Buku Induk; dan
- Buku Agenda Kegiatan.
1. SURAT MENYURAT
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas 3 (tiga) jenis, yaitu:
- Surat pribadi;
- Surat dinas; dan
- Surat niaga.
Selain ketiga jenis surat tersebut, terdapat juga jenis surat yang lain, misalnya surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan.
Bagian-Bagian Surat
- Kop atau Kepala Surat;
- Tanggal Surat;
- Nomor, Lampiran, Perihal;
- Alamat Tujuan;
- Salam Pembuka;
- Isi Surat;
- Salam Penutup;
- Pengirim Surat; dan
- Tembusan.
2. KEARSIPAN, AGENDA, DAN EKSPEDISI
a. Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan-pengolahan data tertulis, seperti surat-surat dan dokumen-dokumen. Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Orang (ahli) yang bisa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper.
Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut:
- (Seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan keterangan bila diperlukan.
- Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum.
- Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.
- Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia keilmuan, dan lain-lain.
Sistem penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu:
- Sistem penyimpanan menurut abjad (Alphabetic Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
- Sistem penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat.
- Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geographic Filling), yaitu penyimpanan arsip didasarkan pada asal daerah surat.
- Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyimpanan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
- Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyimpanan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.
b. Agenda
Buku agenda adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris.
Buku agenda dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu:
- Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar.
- Agenda Ganda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua) buku, yakni Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.
c. Ekspedisi
Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim atau mengantarkan) surat-surat atau barang-barang. Orang yang bertugas untuk mengirim atau mengantar surat-surat atau barang-barang disebut ekspeditur.
Untuk memindahkan surat-surat, sebuah organisasi melakukan buku ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.
3. BUKU INDUK DAN AGENDA KEGIATAN
a. Buku Induk
Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus atau anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas, baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.
b. Buku Agenda Kegiatan
Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan-badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.
D. PENUTUP
Administrasi dan kesekretariatan bukan merupakan bagian disiplin ilmu eksakta. Ini berarti bahwa teori tentang kedua topik tersebut adalah terus mengalami perubahan, pergeseran, dan penambahan-penambahan sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi.
Perkembangan kebutuhan organisasi tidak terlepas dari usaha untuk lebih memperbaiki citra organisasi tersebut. Oleh karena itu, inisiatif-inisiatif dengan ide-ide cerdas menjadi sangat penting, termasuk ide-ide dalam bidang administrasi dan kesekretariatan sebagai piranti penting dalam menjalankan roda organisasi.
